La première impression que vos clients ont de votre entreprise est souvent déterminée par votre messagerie vocale. Une boîte vocale commerciale bien conçue peut donner le ton et renforcer l’image de marque de votre société. Voici dix idées créatives pour personnaliser la messagerie vocale de votre entreprise afin qu’elle se démarque réellement.
Créer un message d’accueil accueillant
Votre message d’accueil est la première chose que les appelants entendent. Un accueil chaleureux met immédiatement les clients à l’aise. Cela vous donne également l’occasion de montrer la personnalité de votre entreprise dès le départ.
Trouver le bon ton
Le ton que vous utilisez dans votre répondeur professionnel doit refléter la culture de votre entreprise. Par exemple, une start-up tech pourrait choisir un ton plus décontracté, alors qu’un cabinet juridique opterait pour quelque chose de plus formel.
Utiliser un langage positif
Emprunter un vocabulaire positif peut transformer l’expérience d’un client qui laisse un message. Au lieu de dire « Nous ne pouvons pas répondre à votre appel », essayez des phrases comme « Nous sommes actuellement occupés à aider d’autres clients, mais nous reviendrons vers vous au plus vite ».
Inclure des informations pertinentes
Il peut être utile d’inclure certaines informations essentielles dans votre script de messagerie vocale pour le confort des appelants. Ces détails peuvent varier en fonction du secteur d’activité et des attentes de votre clientèle.
Horaires et jours d’ouverture
Aider vos clients en incluant vos horaires d’ouverture permet de gagner du temps et améliore leur expérience globale avec votre société. Si votre entreprise possède des heures spécifiques durant les jours fériés, mentionnez ces périodes spéciales également.
Options supplémentaires
Proposer diverses alternatives dans votre message d’accueil, telles que la possibilité d’envoyer un email ou de visiter votre site web pour obtenir des réponses immédiates, peut enrichir l’expérience client.
Utiliser une voix humaine plutôt qu’une machine
Investir dans une voix humaine pour enregistrer votre répondeur peut faire une grande différence. Les appels automatisés sont impersonnels et peuvent dissuader les clients potentiels.
Professionnel ou employé interne
Décider entre embaucher un narrateur professionnel ou utiliser un membre de votre personnel dépend de divers facteurs. Un narrateur professionnel garantit une qualité impeccable, tandis qu’une voix interne ajoute une touche plus personnelle.
Constamment rafraîchir les messages
Garder la messagerie vocale dynamique et à jour en modifiant régulièrement les messages est important. Cela montre que l’entreprise est active et prête à servir ses clients.
Miser sur la clarté et la concision
Un script bien pensé doit éviter d’être trop verbeux tout en communiquant toutes les informations nécessaires. Clarté et concision sont vitales pour assurer une compréhension rapide et efficace.
Simplifier le message
Plus le message est concis, moins il y a de chances que les appelants se sentent frustrés ou confus. Aller droit au but en utilisant des phrases courtes et nettes simplifie le processus pour tous.
Éviter le jargon technique
L’utilisation excessive de jargon industriel ou de termes techniques peut rendre le message inaccessible. Préférer un langage courant compréhensible par tous renforce l’effet positif de votre messagerie vocale.
Encourager les interactions rapides
Donnez aux appelants des directives claires pour accélérer leurs interactions avec votre équipe.
Indiquer des étapes précises
Les informations comme des touches numériques pour différents services ou postes montrent que vous valorisez le temps de vos clients. Guidez-les rapidement vers la personne ou le service qu’ils souhaitent atteindre.
Retour d’appel promis
Informer vos clients du délai dans lequel ils peuvent s’attendre à être rappelés aide à gérer leurs attentes. De cette façon, ils savent que leur préoccupation sera traitée rapidement.
Apporter une touche personnalisée
Ajouter une dimension humaine et spécifique à votre entreprise aide à établir une connexion émotionnelle avec vos clients.
Se présenter personnellement
Commencez le message en vous présentant ainsi que votre nom ou celui de l’équipe. Cela ajoute une dimension personnelle et intime, loin des automatismes robotiques habituels.
Inclure un slogan ou une mission
Insérer brièvement votre slogan ou mission dans le script accentue votre branding et rappelle aux clients ce que représente votre entreprise.
Adopter un ton professionnel
Un ton trop informel ou désinvolte peut nuire à votre image professionnelle. Il est conseillé de trouver le juste équilibre permettant d’instaurer confiance et respect.
Enregistrer en haute qualité
Une bonne qualité d’enregistrement évite les malentendus et assure la clarté du message. Utiliser un microphone de qualité contribue significativement à la perception de votre professionnalisme.
Réviser et peaufiner le message
Tester différentes versions de votre script et ajuster les choix lexicaux et intonations renforce l’efficacité du message vocal.
Intégrer des éléments d’interactivité
Une messagerie vocale interactive enrichit l’engagement des appelants et rend l’expérience plus agréable.
Menu interactif
Offrir un menu interactif permet aux clients d’accéder directement à une gamme de services ou de départements, réduisant ainsi le besoin d’attendre qu’un opérateur devienne disponible.
Questions dirigées
Poser des questions dirigées auxquelles les clients peuvent répondre facilement via le clavier de leur téléphone procure une sensation d’engagement proactif.
Analyser et itérer
Recueillir des données sur l’efficacité de votre messagerie vocale aide à améliorer continuellement cette fonctionnalité primordiale.
Retour d’expérience
Récupérer les commentaires de clients sur leur expérience offre des perspectives précieuses sur les points à améliorer dans votre script de messagerie vocale.
Statistiques d’appels
Analysez des statistiques telles que la durée des messages laissés et les heures de la journée où les appels sont les plus fréquents pour adapter vos messages et mieux répondre aux besoins des clients.
Utiliser les saisons et événements spéciaux
Adapter le contenu de votre messagerie vocale en fonction des saisons et des événements crée une atmosphère engageante et montre que votre entreprise est dynamique et attentive.
Messages saisonniers
Introduire des vœux pendant les fêtes ou autres moments clés de l’année peut ajouter une touche chaleureuse et personnelle à votre boîte vocale.
Annonces d’événements
Profitez de votre message pour rappeler les événements futurs organisés par votre entreprise. Cela garde vos clients informés et impliqués.
Inclure un appel à l’action clair
Un bon message téléphonique encourage l’appelant à une action spécifique après avoir entendu votre messagerie vocale.
Encourager à laisser un message détaillé
Demander aux appelants de laisser un message avec leurs coordonnées complètes et nature de leur demande facilite la tâche de votre équipe pour fournir une réponse plus ciblée.
Redirection vers des ressources additionnelles
Inviter les clients à vérifier les FAQ sur votre site web, à consulter les ressources en ligne ou à contacter un service alternatif peut aussi désengorger la boîte vocale en apportant immédiatement quelques réponses autonomes.
